Đối với các doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn bán hàng sẽ là loại hóa đơn được sử dụng. Không chỉ quan tâm đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, các hình thức hóa đơn, kế toán còn cần phải lưu ý về nội dung cụ thể trên từng loại hóa đơn để áp dụng tại doanh nghiệp. Trong bài viết này, cách viết hóa đơn bán hàng chuẩn theo quy định với đầy đủ nội dung cần có sẽ được gửi tới quý bạn đọc.
Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng
– Bên bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
– Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa. Phải dùng cùng màu mực, không phai, không sử dụng mực đỏ. Chữ trên hóa đơn phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống
– Một lần lập hóa đơn thành nhiều liên và nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số
– Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng chi tiết
1. Tiêu thức “Ngày tháng năm”
– Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua mà không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình: Chậm nhất không quá bảy ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
– Hoạt động xây dựng, lắp đặt thì khi đó ngày lập sẽ là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Tiêu thức “Mã số thuế”
– Viết chính xác mã số thuế của bên mua và bên bán
– Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.
– Nếu đơn vị trực thuộc không có MST thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
3. Tiêu thức “Tên, địa chỉ”
– Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
– Nếu DN bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
– Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn thì cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
4. Tiêu thức “Hình thức thanh toán”
– Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Ghi “TM” còn chuyển khoản thì Ghi “CK”
– Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán: Ghi “TM/CK”
5. Tiêu thức “Tên hàng hoá dịch vụ”
– Viết đầy đủ tên hàng hoá dịch vụ như lúc nhập
– Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý: thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
– Với hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
7. Chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ”: Viết đúng số tiền ở chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ” bằng chữ
Hóa đơn điện tử – Ngăn chặn tình trạng xuất lùi ngày hóa đơn
Hóa đơn viết sai tên công ty có thể dùng để kê khai thuế được không?
8. Tiêu thức “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”
– Đối với trường hợp không mua hàng trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn mà chỉ cần người bán ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Đối với hóa đơn được lập cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.
9. Tiêu thức “Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)”
– Thủ trưởng đơn vị sẽ là người thực hiện ký vào chỉ tiêu này
– Nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo).